Zawiadomienie o kontroli ITD: masz 7 dni. Plan dzień po dniu
List polecony z Inspekcji Transportu Drogowego: zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli w przedsiębiorstwie. Puls przyspiesza - i słusznie, bo kontrola w firmie sięga 12 miesięcy wstecz. Ale panika to najgorszy plan. Masz ustawowe okno minimum 7 dni - wystarczająco, żeby z chaosu zrobić komplet, jeśli wiesz, co robić którego dnia.
Co naprawdę mówi zawiadomienie
Przeczytaj dokument dwa razy i wynotuj:
- zakres kontroli - co będzie badane (czas jazdy i tachografy? czas pracy? licencja i baza? wszystko?),
- okres objęty kontrolą - standardowo do 12 miesięcy wstecz,
- termin i miejsce - siedziba firmy albo wezwanie do dostarczenia dokumentów,
- wykaz żądanych dokumentów - to Twoja checklista bazowa.
Kontrola wszczynana jest co do zasady nie wcześniej niż 7 dni od doręczenia i nie później niż 30 dni - w tym przedziale inspekcja umawia konkretny termin. Wniosek o przesunięcie jest możliwy, ale traktuj go jako ostateczność, nie strategię.
Plan na 7 dni
Dzień 1: dane cyfrowe na stół
Zgromadź pliki DDD z tachografów wszystkich pojazdów i kart wszystkich kierowców za cały okres kontroli. Sprawdź rejestry pobrań: czy odstępy trzymały 28/90 dni? Zrób od razu świeże pobranie każdej karty i każdego pojazdu - zamykasz okres „na dziś“.
Dzień 2: samokontrola naruszeń
Przejrzyj dane pod kątem oczywistych naruszeń: jazda powyżej 4,5 h bez przerwy, dni ponad 9/10 h, skrócone odpoczynki, jazda bez karty. Lepiej, żebyś znał swoje naruszenia przed inspektorem - przygotujesz wyjaśnienia i ocenisz skalę, zamiast dowiadywać się z protokołu.
Dzień 3: ewidencja czasu pracy
Skompletuj ewidencję każdego kierowcy - także własną, jeśli jeździsz. Zestaw wyrywkowo z danymi tachografu: rozjazdy wyłapane teraz możesz wyjaśnić, wyłapane przez inspektora - już tylko tłumaczyć. Sprawdź dokument pory nocnej i limit 10 h w dobach nocnych.
Dzień 4: licencja, zdolność, baza
Segregator formalny: oryginał licencji wspólnotowej + komplet wypisów (policz: wypisy vs pojazdy), aktualny dokument zdolności finansowej (data ważności!), oświadczenie i umowy bazy eksploatacyjnej, dane zarządzającego transportem z certyfikatem.
Dzień 5: akta kierowców i pojazdów
Umowy, orzeczenia lekarskie i psychologiczne, szkolenia okresowe, świadectwa kierowców spoza UE, zaświadczenia o działalności za okresy bez jazdy, potwierdzenia zapoznania z obowiązkami przy tachografie. Pojazdy: dowody, badania, świadectwa kalibracji tachografów (co 2 lata!).
Dzień 6: checklista i braki
Przejdź całość checklistą pozycja po pozycji. Wypisz braki uczciwie i podziel na dwie listy: formalne do uzupełnienia (dokument istnieje, trzeba go zdobyć/skompletować - działaj) i merytoryczne (luka w danych, brak ewidencji za okres) - tych nie próbuj „odtwarzać“. Dokument napisany wstecz, sprzeczny z zapisami cyfrowymi, zamienia zwykłe naruszenie w zarzut poświadczenia nieprawdy.
Dzień 7: logistyka kontroli
Przygotuj miejsce (stół, dostęp do dokumentów, komputer z plikami), wyznacz jedną osobę do kontaktu z inspektorem (w małej firmie - Ty), uporządkuj segregatory w kolejności z wykazu żądanych dokumentów. Cel: każdy dokument podajesz w minutę, bez szukania przy inspektorze.
Czego NIE robić
- Nie twórz dokumentów wstecz - rozjazd z danymi cyfrowymi jest wykrywany rutynowo,
- nie ignoruj zawiadomienia - nieudostępnienie dokumentów to osobne, wysokie naruszenie,
- nie kasuj niczego - dane z tachografów i tak są (albo powinny być) u Ciebie w archiwum, a braki widać po lukach,
- nie wysyłaj inspektorowi „wszystkiego, co mamy“ bez przeglądu - dostarczasz to, czego żąda wykaz, kompletne i uporządkowane.
Co sprawdza ITD: dokładnie to, co w przewodniku po kontroli w przedsiębiorstwie - segregator po segregatorze, z naciskiem na kompletność danych cyfrowych i spójność ewidencji z tachografem. Firma, która podaje dokumenty od ręki, przechodzi kontrolę szybciej i z lepszym klimatem oceny sytuacji granicznych.
Po kontroli
Kontrola kończy się protokołem - przeczytaj przed podpisaniem, masz prawo wnieść zastrzeżenia w terminie. Przy naruszeniach dostaniesz decyzję o karze (suma pozycji taryfikatora do limitu na kontrolę) - od decyzji przysługuje odwołanie. Poważne naruszenia idą do KREPTD i mogą otworzyć ocenę dobrej reputacji - dlatego wnioski z protokołu wdróż od razu, zanim wpisy zaczną się kumulować.
Checklist kontroli w przedsiębiorstwie (5 segregatorów, pozycja po pozycji) i plan 7 dni w wersji do wydruku znajdziesz w Pakiecie Przewoźnika LCV.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Ile czasu ma firma od zawiadomienia do kontroli ITD?
Kontrolę w przedsiębiorstwie wszczyna się co do zasady nie wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia (i nie później niż przed upływem 30 dni - potem potrzebne jest nowe zawiadomienie). Te 7 dni to Twoje okno na uporządkowanie dokumentacji.
Czy można przesunąć termin kontroli ITD?
Możesz wnioskować o zmianę terminu, uzasadniając to obiektywnymi okolicznościami - organ nie musi się zgodzić. Realniej jest wykorzystać ustawowe okno i przygotować dokumenty niż liczyć na odroczenie.
Co przygotować na kontrolę ITD w firmie?
Komplet za okres wskazany w zawiadomieniu (standardowo do 12 miesięcy): pliki z tachografów i kart z rejestrami pobrań, ewidencję czasu pracy wszystkich kierowców, licencję z wypisami, dokument zdolności finansowej, dokumenty bazy eksploatacyjnej, akta kierowców i pojazdów.
Czy podczas kontroli ITD można uzupełniać braki?
Braki formalne (np. skompletowanie dokumentu, który istnieje) - tak, w wyznaczonym terminie. Braków merytorycznych w danych cyfrowych nie da się uzupełnić: niepobranych w terminie danych z karty nie odzyskasz, a dokumenty tworzone wstecz rozjeżdżają się z zapisami tachografu i pogarszają sytuację.
Czym kończy się kontrola ITD w przedsiębiorstwie?
Protokołem kontroli, do którego możesz wnieść zastrzeżenia, a przy stwierdzonych naruszeniach - decyzją administracyjną o karze według taryfikatora (suma pozycji do ustawowego limitu). Poważne naruszenia trafiają do KREPTD i mogą uruchomić ocenę dobrej reputacji.