Pobieranie danych z tachografu: terminy 28 i 90 dni wyjaśnione po ludzku

Dwa terminy - 28 dni dla karty kierowcy, 90 dni dla tachografu pojazdu - to najprostszy do spełnienia i jednocześnie najczęściej łamany obowiązek przewoźnika. Nie dlatego, że jest trudny, tylko dlatego, że nikt w firmie nie ma go w kalendarzu. A to jedyny obowiązek w całym systemie, którego zaniedbania nie da się cofnąć żadnym sposobem: pamięć karty się nadpisuje i po danych nie ma śladu.

Od 1 lipca 2026 dotyczy to też busów 2,5-3,5 t w transporcie międzynarodowym. Wyjaśniamy terminy, sprzęt i rejestr pobrań - po ludzku.

Dwa terminy, dwa źródła danych

Źródło	Termin	Co zawiera
Karta kierowcy	co najmniej co 28 dni	aktywności kierowcy (jazda, praca, odpoczynki) z ok. 28 dni jazdy
Tachograf pojazdu	co najmniej co 90 dni	zapisy pojazdu: prędkość, aktywności, zdarzenia i usterki, ok. 12 miesięcy

Kluczowa różnica: tachograf pojazdu trzyma dane około roku, więc spóźnione pobranie zwykle da się jeszcze nadrobić. Karta kierowcy trzyma tylko ~28 dni jazdy - najstarsze zapisy są nadpisywane nowymi. Spóźnisz się z pobraniem o dwa tygodnie = dwa tygodnie historii znikają bezpowrotnie, a przy kontroli w firmie każda luka to osobna pozycja taryfikatora.

Jak liczyć terminy (tu wpada większość firm)

Termin liczy się od poprzedniego pobrania, nie „raz w miesiącu kalendarzowym“. Pobranie 3 czerwca i kolejne 5 lipca to 32 dni - naruszenie, choć w obu miesiącach „coś pobrano“.

Praktyka, która działa w małej firmie:

• karta kierowcy: stały rytm co 4 tygodnie (np. co drugi piątek parzystego tygodnia) - zostaje kilka dni zapasu do limitu 28,
• tachograf pojazdu: raz na kwartał z zapasem (np. pierwszy poniedziałek marca, czerwca, września, grudnia),
• dodatkowe pobrania obowiązkowo: przed sprzedażą lub wyrejestrowaniem pojazdu, przed zwrotem busa z leasingu/wynajmu, na żądanie kontroli, a z karty - gdy kierowca odchodzi z firmy.

Czym się pobiera dane

• Klucz do pobierania (download key) - urządzenie wpinane w gniazdo tachografu; do pobrania danych pojazdu wymaga włożonej karty przedsiębiorstwa (autoryzacja firmy),
• czytnik kart USB przy komputerze - do zgrywania samej karty kierowcy,
• pobieranie zdalne w systemach flotowych - wygodne przy większej flocie, ale nadal to Ty odpowiadasz za kompletność i terminy.

Pliki mają ustandaryzowany format (DDD) z podpisem cyfrowym - nie wolno ich edytować ani konwertować; archiwizujesz je w oryginale. Karta przedsiębiorstwa przy pierwszym włożeniu do tachografu wykonuje też blokadę firmową (lock-in), dzięki której dane pojazdu są przypisane do Twojej firmy - zrób to od razu po zakupie lub przejęciu busa.

Archiwizacja: rok minimum, kopia obowiązkowo

Pobrane pliki przechowujesz co najmniej 12 miesięcy, w formie niezmienionej, z kopią zapasową (drugi nośnik albo chmura). Zasada praktyczna: katalog per pojazd i per kierowca, nazwy plików z datą pobrania, kopia automatyczna. Utrata plików przez padnięty dysk nie jest okolicznością łagodzącą przy kontroli.

Pamiętaj, że ewidencję czasu pracy, którą sporządzasz na bazie tych danych, przechowujesz znacznie dłużej - to osobny obowiązek.

Rejestr pobrań: dowód, że pilnujesz terminów

Sama sterta plików nie wystarczy - przy kontroli musisz wykazać terminowość. Do tego służy rejestr pobrań: prosta tabela per pojazd i per karta z datą pobrania, osobą pobierającą i zakresem danych. Inspektor widzi od ręki, że rytm 28/90 jest trzymany, zamiast wertować metadane plików.

Co sprawdza ITD: kompletność plików za badany okres (standardowo 12 miesięcy wstecz); odstępy między pobraniami karty (maks. 28 dni) i tachografu (maks. 90 dni); pobrania przy zdarzeniach obowiązkowych (sprzedaż pojazdu, odejście kierowcy); rejestry pobrań; sposób archiwizacji. Luka w danych karty kierowcy jest nie do uzupełnienia - to naruszenie „wieczne“, które czeka na każdą przyszłą kontrolę w firmie.

Checklist na start (jeśli dopiero wchodzisz w system)

1. Wyrób kartę przedsiębiorstwa (wniosek analogicznie do karty kierowcy, przez InfoCar/PWPW) i kup klucz do pobierania.
2. Zrób lock-in karty przedsiębiorstwa w każdym tachografie floty.
3. Ustaw w kalendarzu cykliczne przypomnienia: karta co 4 tygodnie, pojazd co kwartał.
4. Załóż rejestry pobrań i katalog archiwum z kopią zapasową.
5. Pierwsze pobranie zrób dziś - od 1 lipca licznik bije każdemu busowi w transporcie międzynarodowym.

Gotową procedurę obsługi tachografu z rejestrami pobrań (pojazdy + karty), stroną obowiązków kierowcy do wręczenia za potwierdzeniem i wypełnionymi przykładami znajdziesz w Pakiecie Przewoźnika LCV.