Karta przedsiębiorstwa do tachografu: do czego służy i jak ją wyrobić

Przy okazji obowiązku tachografów w busach 2,5-3,5 t prawie każdy przewoźnik słyszy o karcie kierowcy. O karcie przedsiębiorstwa - znacznie rzadziej. A to właśnie bez niej firma nie jest w stanie wykonać swoich podstawowych obowiązków: pobierania danych z tachografu i kart kierowców w ustawowych terminach. Wielu właścicieli busów odkrywa to dopiero, gdy termin pierwszego pobrania danych już minął.

Poniżej wyjaśniamy, czym karta przedsiębiorstwa jest, co konkretnie robi, jak ją wyrobić i jak zorganizować z nią pracę w małej firmie transportowej.

Trzy karty w jednym systemie: nie pomyl wniosków

System tachografów cyfrowych używa kart chipowych o różnych rolach. Dla przewoźnika liczą się trzy:

Karta	Czyja	Do czego służy
Karta kierowcy	imienna, kierowcy	rejestruje aktywności kierowcy; obowiązkowa w tachografie podczas jazdy
Karta przedsiębiorstwa	firmy	blokada/odblokowanie danych, pobieranie danych z tachografu i kart
Karta warsztatowa	zatwierdzonego warsztatu	kalibracje, naprawy, testy - niedostępna dla przewoźników

Najczęstszy błąd przy wnioskach: właściciel jednoosobowej firmy, który sam jeździ, składa wniosek tylko o kartę kierowcy - bo przecież „jest kierowcą". Tymczasem występuje w dwóch rolach naraz: jako kierowca potrzebuje karty kierowcy, a jako przewoźnik - karty przedsiębiorstwa. To dwa osobne wnioski. Odwrotna pomyłka też się zdarza: wniosek o kartę przedsiębiorstwa „zamiast" karty kierowcy, bo brzmi poważniej.

Co konkretnie robi karta przedsiębiorstwa

Blokada danych (lock-in)

Po włożeniu karty przedsiębiorstwa do tachografu wykonujesz blokadę danych: od tego momentu zapisy w pamięci urządzenia są oznaczone jako dane Twojej firmy i chronione przed odczytem przez inne podmioty. W praktyce:

• inna firma, która później użyje pojazdu, nie odczyta Twoich danych,
• Ty nie odczytasz danych zapisanych przed Twoją blokadą, jeśli zablokowała je inna firma,
• organy kontrolne widzą wszystko niezależnie od blokad - lock-in chroni przed konkurencją i przypadkowym odczytem, nie przed ITD.

Blokadę wykonaj od razu po objęciu pojazdu: przy nowym busie po montażu tachografu, przy używanym - w dniu przejęcia. To pierwsza czynność „tachografowa" firmy, jeszcze przed pierwszą trasą.

Odblokowanie (lock-out)

Przy sprzedaży pojazdu, zwrocie busa z leasingu albo wynajmu wykonujesz lock-out - zamykasz swój okres w pamięci tachografu. Dzięki temu kolejny użytkownik zaczyna „na czysto", a Twoje dane pozostają chronione. Brak lock-outu przy zbyciu pojazdu to prosta droga do bałaganu, w którym dwie firmy widzą nawzajem swoje zapisy.

Pobieranie danych

Najważniejsza codzienna funkcja: karta przedsiębiorstwa autoryzuje pobranie danych z pamięci tachografu (termin: co najmniej co 90 dni) i z kart kierowców (co najmniej co 28 dni). Pobrania wykonujesz czytnikiem lub urządzeniem pobierającym współpracującym z kartą - a pliki przechowujesz w firmie przez wymagany okres, w formie niezmienionej.

Zapamiętaj zależność, która wywraca plany wielu przewoźników: bez karty przedsiębiorstwa nie ma legalnych pobrań danych, a terminy pobrań biegną od pierwszego dnia jazdy z tachografem. Karta wyrabiana „na spokojnie" po dwóch miesiącach od startu oznacza, że pierwsze terminy dawno minęły. Wniosek o kartę przedsiębiorstwa składaj równolegle z wnioskiem o kartę kierowcy i umową na montaż tachografu.

Jak wyrobić kartę przedsiębiorstwa krok po kroku

Karty do tachografów cyfrowych wydaje w Polsce PWPW (Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych). Procedura wygląda podobnie jak przy karcie kierowcy:

1. Przygotuj dane firmy: pełną nazwę i adres zgodne z CEIDG/KRS oraz NIP. Rozbieżność między wnioskiem a rejestrem to najczęstszy powód odrzucenia.
2. Złóż wniosek przez InfoCar (info-car.pl) - elektronicznie, z podpisem zaufanym lub kwalifikowanym. Alternatywnie wniosek papierowy pocztą do PWPW.
3. Opłać wniosek według aktualnego cennika widocznego na InfoCar przy składaniu.
4. Czekaj na produkcję i wysyłkę - status śledzisz na InfoCar; realnie licz się z czasem oczekiwania liczonym w tygodniach, podobnie jak przy karcie kierowcy.
5. Po odbiorze przetestuj kartę: włóż do tachografu, wykonaj blokadę danych i pierwsze próbne pobranie.

Karta przedsiębiorstwa jest ważna 5 lat. Pilnuj terminu wznowienia tak samo jak przy kartach kierowców - firma bez ważnej karty przedsiębiorstwa traci możliwość pobierania danych, a terminy pobrań nie czekają. Najprościej dopisać datę końca ważności do tego samego firmowego kalendarza terminów, w którym trzymasz kalibracje tachografów, badania techniczne i polisy - jedna lista, jeden przegląd raz w miesiącu, zero niespodzianek.

Ile kart i kto ma je trzymać

Firma może mieć więcej niż jedną kartę przedsiębiorstwa. Kiedy to ma sens:

• pojazdy stacjonują w dwóch lokalizacjach (np. baza eksploatacyjna w innym mieście niż siedziba),
• dane pobiera więcej niż jedna osoba (właściciel plus osoba ogarniająca dokumentację),
• chcesz mieć kartę zapasową na wypadek zgubienia lub uszkodzenia - wyrobienie duplikatu trwa, a terminy pobrań biegną dalej.

W małej firmie sprawdza się prosty układ: jedna karta „robocza" u osoby odpowiedzialnej za pobrania, jedna zapasowa w sejfie z dokumentami firmy. Do tego zasada: karta przedsiębiorstwa nie jeździ w trasę. Nie jest do tego potrzebna, a w kabinie łatwo ją zgubić razem z całym portfelem dokumentów.

Zgubiona, uszkodzona lub przeterminowana karta: co robić

Karta przedsiębiorstwa to plastik jak każdy inny - ginie, łamie się, przestaje być czytana. Plan awaryjny:

• Zgubienie lub kradzież: złóż wniosek o wydanie karty w miejsce utraconej. Do czasu otrzymania nowej firma nie wykona pobrań tą kartą - jeśli masz kartę zapasową, przejmuje ona obowiązki bez przerwy; jeśli nie, ryzykujesz przekroczenie terminów pobrań.
• Uszkodzenie: karta nieczytana przez tachograf lub czytnik wymaga wymiany - nie odkładaj tego, licząc że "czasem zadziała".
• Koniec ważności: wniosek o nową kartę złóż z wyprzedzeniem, zanim stara wygaśnie. W przeciwieństwie do karty kierowcy tu nie ma jazdy "na wydrukach" - po prostu nie pobierzesz danych.

Wszystkie te scenariusze łączy jedno: terminy pobrań danych nie są zawieszane na czas wymiany karty. Dlatego druga karta w firmie to nie gadżet, tylko tani sposób na ciągłość obowiązków - dokładnie z tego samego powodu, z którego przewoźnicy trzymają zapasowe wypisy z licencji pod liczbę pojazdów.

Karta przedsiębiorstwa a kontrola

Podczas kontroli ITD w firmie karta przedsiębiorstwa pojawia się pośrednio, ale dotkliwie: inspektor sprawdza, czy firma pobierała dane w terminach i czy przechowuje pliki źródłowe. Braki w pobraniach wychodzą natychmiast - pliki mają znaczniki czasu i nie da się ich „uzupełnić wstecz", bo pamięć karty kierowcy nadpisuje się po około 28 dniach jazdy. Każda luka to naruszenie po stronie przewoźnika, niezależnie od tego, czy wynikała ze złej woli, czy z tego, że karta przedsiębiorstwa leżała niewyrobiona.

Dobrze zorganizowana firma ma wokół karty przedsiębiorstwa trzy proste elementy:

1. Rejestr pobrań - kto, kiedy, z którego pojazdu i której karty kierowcy pobrał dane; kolejne terminy widoczne z wyprzedzeniem.
2. Procedurę przechowywania plików - gdzie leżą pliki źródłowe, kto robi kopię zapasową.
3. Procedurę lock-in/lock-out - blokada przy każdym przejęciu pojazdu, odblokowanie przy każdym zbyciu, odnotowane w dokumentacji pojazdu.

Te trzy elementy w wersji gotowej do wdrożenia - rejestr pobrań, procedura obsługi tachografu i checklisty na kontrolę - znajdziesz w Pakiecie Przewoźnika LCV.