Sam jeżdżę, nie mam pracowników. Czy muszę prowadzić ewidencję czasu pracy?

To najczęstsze zaskoczenie kontroli ITD w firmach jednoosobowych: inspektor prosi o ewidencję czasu pracy, właściciel odpowiada „przecież nie mam pracowników“ - i właśnie dopisał sobie pozycję z taryfikatora. Przedsiębiorca, który osobiście wykonuje przewozy, prowadzi ewidencję własnego czasu pracy. Tak, na siebie samego.

Od 1 lipca 2026, gdy busy 2,5-3,5 t w transporcie międzynarodowym weszły pod pełen reżim, dotyczy to tysięcy właścicieli-kierowców, którzy dotąd żyli w przekonaniu, że papierologia czasu pracy to problem „dużych firm z etatami“.

Skąd ten obowiązek

Ustawa o czasie pracy kierowców od 2013 roku obejmuje nie tylko pracowników, ale też:

• przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe,
• kierowców niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, ale osobiście wykonujących dla niego przewozy (np. współpraca B2B).

Logika jest prosta: zmęczony kierowca jest tak samo niebezpieczny niezależnie od formy zatrudnienia, więc normy czasu pracy i obowiązek ich dokumentowania idą za kierownicą, nie za umową o pracę.

Jakie limity obowiązują Ciebie jako właściciela-kierowcę

Dwie równoległe warstwy przepisów - obie kontrolowane:

1. Czas pracy (ustawa o czasie pracy kierowców):

• średnio 48 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym,
• maksymalnie 60 godzin w pojedynczym tygodniu,
• 10 godzin w dobie, jeżeli praca wypada choćby częściowo w porze nocnej (4 wybrane godziny między 00:00 a 07:00),
• przerwa śniadaniowa po 6 godzinach pracy.

2. Czas jazdy (rozporządzenie 561/2006, rejestrowany tachografem):

• 9 godzin jazdy dziennie (2 razy w tygodniu do 10 h),
• przerwa 45 minut po 4,5 h jazdy,
• odpoczynki dobowe i tygodniowe.

Czas pracy to pojęcie szersze niż czas jazdy: liczy się też załadunek, rozładunek, obsługa codzienna busa i formalności związane z przewozem. Nie wlicza się ogólne prowadzenie firmy (fakturowanie wieczorem przy biurku), o ile nie jest bezpośrednio związane z konkretnym przewozem.

Co dokładnie zapisujesz (mniej niż etatowiec)

Dobra wiadomość: ewidencja samozatrudnionego jest uproszczona względem pracowniczej. Zapisujesz przede wszystkim:

• czas pracy w poszczególnych dobach (od-do i suma),
• pracę w porze nocnej,
• sumy tygodniowe (kontrola średniej 48 h i maksimum 60 h).

Nie rozliczasz sam sobie nadgodzin ani urlopów - nie masz pracodawcy, który by je płacił. Sens ewidencji jest kontrolny: wykazać, że mieścisz się w normach.

Co sprawdza ITD: czy ewidencja właściciela istnieje (samo pytanie „a Pana ewidencja?“ rozstrzyga większość kontroli w firmach 1-osobowych); czy sumy zgadzają się z zapisami tachografu i karty kierowcy; czy tygodnie nie przekraczają 60 godzin; czy przy zahaczeniu o porę nocną doba nie przekroczyła 10 godzin pracy.

Jak to ogarnąć w praktyce

1. Ta sama karta miesięczna, co dla kierowcy etatowego - po prostu z węższym zakresem kolumn. Jeden arkusz na miesiąc, wzór i zasady opisujemy tutaj.
2. Wypełniaj z tachografu raz w tygodniu - 10 minut, dane masz już zarejestrowane, tylko je przepisujesz i sumujesz.
3. Zdefiniuj porę nocną firmy (4 godziny z przedziału 00:00-07:00) i trzymaj się limitu 10 h w dniach, gdy ruszasz przed świtem.
4. Przechowuj 10 lat - jak każdą ewidencję czasu pracy.

Karta miesięczna z instrukcją i wypełnionym przykładem właściciela-kierowcy (Marek, 1 bus, trasy PL-DE-NL) jest częścią Pakietu Przewoźnika LCV - razem z procedurą tachografu, bazą eksploatacyjną i checklistami kontroli ITD.